Problemler günlük hayatımızın değişmez bir parçası. Her zaman işler istediğimiz gibi gitmiyor maalesef. Günlük hayatımızda karşımıza çıkan bu problemleri çözme konusuna geldiğimizde çok başarılı olamıyoruz. Bunun temel nedeni karşılaştığımız problemlerin sebeplerini yüzeysel olarak incelememiz. Problemler genellikle tek katmandan oluşmuyor. Bir problemin bir veya birden fazla nedeni olabiliyor. Bir problemi yüzeysel olarak çözdüğümüzde ama ona yol açan asıl sebebi bulamadığımızda, o problem ile tekrar tekrar karşılaşıyoruz.

“5 Whys Method” ya da Türkçeye çevirirsek; “5 Neden Yöntemi” sınavda başarılı olamamak gibi günlük yaşamımızda karşılaşabileceğimiz problemlerden iş hayatımızda karşılaşabileceğimiz kullandığımız bilgisayarın arızalanması gibi teknik problemlere kadar birçok problemin temel sebebine ulaşmaya çalışıyor. Bu yönteme genellikle basit veya çok zor olmayan problemlerin çözümünde başvuruluyor. Yöntemin kullanımı bir hayli geçmişe gidiyor. İlk olarak Japon Endüstriyel Devrimi’nin önde gelenlerinden Toyota Motor Co. Ltd’nin kurucusu Sakichi Toyoda tarafından 1930’larda geliştirildi ve kullanılmaya başlandı. 1970’lerde ise onun bu yöntemi fark edilmeye başlandı ve popüler oldu. İlk olarak şirketin fabrikalarında yaşanan teknik problemlerin çözümünde kullanılmaya başlandı. Toyota günümüzde halen bu problem çözme yöntemini kullanmaya devam ediyor.

Kullanımına Genel Bakış

Yöntemin kullanımını kısaca özetleyecek olursak, bir problem oluştuktan sonra o problemin temel nedenine ulaşana kadar tekrarlayan bir şekilde 5 defa “Neden?” diye sormamız gerekiyor. Bu soruların verilen cevaplara göre düzenlenmesi gerekiyor tabii. Burada her “Neden?” sorusuna verilen cevap diğer sorunun oluşmasını sağlamış oluyor. Bu sorulan sorular sonucunda o problemin bir daha yaşanmasını engellemek veya problemi ortadan kaldırmak için bir öneri getirilmesi gerekiyor.

Karmaşık Bir Probleme Uygulanabilir mi?

Bu yöntem her ne kadar basit veya çok karmaşık olmayan problemlerin çözümünde kullanılsa da, karmaşık problemlerin çözümünde daha ayrıntılı bir yöntem uygulamadan önce problem hakkında genel bir fikir verebilir. Eğer karmaşık sorunlara çözüm arandığında sadece bu yöntem kullanılırsa belli bir çözüm kanalına yönlendirme ihtimali olabilir. Uygulayan kişi veya kişiler belli bir çözüm yoluna odaklandığı için diğer çözüm yollarını bulamayabilir. Bu gibi durumlarda daha detaylı başka yöntemler kullanılabilir.

Yöntemin Uygulanışı

Yöntemin nasıl uygulanacağına detaylı bir şekilde gelirsek, yöntemi uygulamak için 5 adımlı bir süreç gerekiyor:

Adım 1: Ekibin Toplanması

Bu aşamada sorunu bilen alt kademeden üst kademeye kişileri toplamak gerekiyor. Bu kişilerin yanına ekibi yönlendirecek birisinin de katılması gerekiyor. Bu kişi ekibin odağının farklı taraflara kaymasını engelleyip, çözümlerin belirlenmesinde yardımcı oluyor.

Adım 2: Problemin Belirlenmesi

Eğer mümkünse problemi olduğu yerde incelemek daha yararlı olabilir. Sonra problemin ekiple tartışılıp herkesin anlayabileceği şekilde bir yere yazılması gerekiyor. Daha sonra sorunun olduğu alanın etrafının boş bırakılması gerekiyor. Bu alan “Neden?” ile başlayan soruların ve bu soruların cevaplarının yazılması için kullanılıyor.

Adım 3: “Neden?” ile Başlayan Soruların Sorulmaya Başlanması

Ekibi yönlendirecek kişinin ekibe belirlenen problemin neden olduğunu sorması gerekiyor. Bunu sorduktan sonra ekibin buna uygun olarak sorunun temeline götürecek sebeplerden ilkini bulması gerekiyor. Sorunun temeline götürecek ilk sebebi bulduktan sonra devam edip 4 defa daha “Neden?” diye sorulması gerekiyor. 4 defa denilse de bazı sorunlar 4 defa daha “Neden?” diye sormaya gerek kalmadan ortaya çıkarılabilir. Burada illa 5 defa “Neden?” diye sormak zorunda hissetmememiz gerekiyor.

Adım 4: Temel Probleme Ulaştığını Anlayınca Durma

Neden?” ile başlayan soruları art arda sorduktan sonra temel problemin bariz bir şekilde ortaya çıktığını veya probleme karşı çözüm bulduğumuzu hissettiğimiz anda nedenli soruları sormayı bitirmemiz gerekiyor. Eğer nedenli soruları gerek olmadığı halde sormaya devam edersek bizi farklı bir yere yönlendirebilecek anlamsız öneriler almaya başlayabiliriz.

Adım 5: Çözümün Uygunluğunu Belirleme

Temel problemin olmasını engelleyecek öneri bulunduktan sonra bu önerinin bu problemi nasıl verimli bir şekilde çözdüğünü incelemek gerekiyor. Eğer bu sorun çözülmediyse 5 Whys yöntemine soruna yönelik çözüm bulunana kadar devam edilebilir. Eğer yine verim alınamıyorsa farklı yöntemlere başvurulmalıdır.

Günlük Hayatta Kullanımı

Bu yöntemi daha iyi kavramak adına günlük hayatımızda yaşadığımız bir problem üzerinden anlatalım. İşe geç kaldığımızı düşünelim. İşe geç kalmak bizim yüzeyde görünen problemimiz oluyor. “İşe neden geç kaldım?” diye kendimize sorduğumuzda, “Otobüsü kaçırdım.” cevabını alacağız. Bundan sonra “Otobüsü neden kaçırdım?” diye sorarız. O zaman da “Evden geç çıktım.” cevabını alacağız. Sonra “Evden neden geç çıktım?” diye sorarız. Bu sefer de “Geç uyandım.” cevabını alacağız. Daha sonra “Neden geç uyandım?” diye sorduğumuzda ise alarmın çalmadığı cevabını alacağız. En son “Alarmım neden çalmadı?” diye sorduğumuzda ise telefonunun bataryasının öldüğünü ve şarjı bittiği için alarmın çalmadığını öğrenmiş olacağız. Sorunun ana nedenini öğrendikten sonra, buna karşı alınacak önlemi de belirleyebiliriz. Burada en dipteki problem bataryanın ölmesi olduğu için buna karşı alınacak çözüm, bataryanın veya telefonun yenilenmesi olacak. Çözüm uygulandığında bir daha bu yüzden işe geç kalınması engellenmiş olacak. Bu yöntem sadece işe geç kalmanın bataryanın ölmesi yüzünden gerçekleştiği senaryonun çözümünü sağlayacak. Eğer işe geç kalmaya sebep olan bütün problemleri bulmak istiyorsak daha kapsamlı bir yöntem uygulamamız gerekiyor.

Görüldüğü gibi “5 Whys” yöntemini Toyota’da olduğu gibi teknik problemlerden işe geç kalma gibi günlük hayatımızdaki problemlere kadar uygulayabiliriz. Büyük bir maliyet, çaba gerektirmemesi ve bir akıştaki temel problemi ortaya çıkarması onu geçmişte herkes için çekici hale getirdi ve halen getiriyor. Bugünden itibaren siz de en basitinden biraz daha zoruna kadar karşılaştığınız bütün problemlerde, problemin ana sebebine inip çözümünü bulmak için “5 Whys” yöntemini kullanabilirsiniz.

Berkay Peker
UXservices, UX Designer

Kaynaklar:

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_5W.htm

https://kanbanize.com/lean-management/improvement/5-whys-analysis-tool/